Z pomocą przychodzi oprogramowanie dla cateringu dietetycznego, które automatyzuje cały proces. Niestety zdarza się, że dane narzędzie zawiedzie lub nie spełni w stu procentach oczekiwań właściciela cateringu. Wówczas jest możliwa zmiana na inne oprogramowanie. Jak to wygląda w przypadku Caterings? Jakie błędy mogą wystąpić przy migracji i jak ich uniknąć? Podpowiadamy!

Jakie problemy występowały w przeszłości?

Przy przejściu z innego systemu na Caterings zdarzały się takie problemy, jak:

• brak nadzoru nad realizacją zadań przez właściciela cateringu,
• brak wykonywania zadań zgodnie z instrukcjami,
• źle przepisywane zamówienia (błędy ludzkie BOK),
• w trakcie przepisywania zamówień, dokonywanie zmian przez klientów w starym systemie, zanim zostali przepisani do nowego, co nie zostało przepisane później przez BOK,
• zmniejszenie efektywności kuchni i pakowni przez brak próbnej produkcji z powodu nowych raportów i nowego sposobu pracy,
• niechęć pracowników do przyjęcia zmiany i sabotaż pracy,
• problemy z drukarką przez oprogramowania i przygotowania szablonu,
• brak przeszkolenia pracowników w zakresie drukowania naklejek
• złe oznakowanie toreb (brak poprawnie wgranej logistyki),
• niepojawienie się pracowników (zdarzenia losowe),
• brak weryfikacji poprawności wszystkich wykonanych zadań i procesów na uruchomionym już systemie (pracownicy, manager, właściciel nie chcieli wydłużyć czasu swojej pracy),
• lekceważenie procesu przejścia na nowy system – źródło wszelkich instrukcji dla kuchni, pakowni dań, pakowni toreb i logistyki.

Co zrobić, aby wdrożenie zakończyło się sukcesem i odbyło się bez stresu?

W przypadku realizacji projektu, jakim jest przejście z jednego systemu na drugi, mogą pojawić się problemy/ryzyka. Co zrobić, by uniknąć problemów i niepotrzebnego stresu? Przede wszystkim:

• nie należy działać pod presją czasu – lepiej sprawdzić wszystko dwa razy i dopasować terminy adekwatnie do stanu spraw,
• należy zaangażować dodatkowe zasoby na czas wdrożenia, szczególnie dotyczy to pakowalni, gdzie pierwsze dni są zazwyczaj najbardziej problematyczne,
• należy podejść do procesu wdrożenia poważnie (nie bagatelizować nawet najmniejszych jego aspektów),
• należy mieć cały czas aktywny poprzedni system i gotowy do działania przez kolejne dni,
• nie zapominać o możliwym ryzyku i problemach, które mogą wystąpić przy przejściu pomiędzy systemami.

Przygotowanie alternatywnych sposobów działania

Realizując projekt przejścia z jednego oprogramowania na drugie, należy być świadomym możliwego ryzyka i występujących błędów i mieć przygotowane alternatywne sposoby działania. W razie jakichkolwiek problemów lepiej mieć przygotowany plan, niż wymyślać rozwiązania w momencie wystąpienia „pożaru”. Jego brak niestety może skutkować niezadowoleniem klientów, skargami, złymi opiniami, a nawet ich rezygnacji z cateringu.